Zasady ogólne - Zasady i tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych - Komenda Wojewódzka Policji w Rzeszowie

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W KOMENDZIE POWIATOWEJ POLICJI W DĘBICY

Rozdział I.

Przepisy wstępne

§1

1. Niniejsza Procedura określa zasady i tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
   o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.

2. Informacje o naruszeniach prawa zgłaszane anonimowo nie będą rozpatrywane.

3. Zapewnia się ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

4. Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

5. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem opisanych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia.

6. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło
   (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega odpowiedzialności karnej określonej
   w art. 57 ustawy.

Zasady zawarte w Procedurze nie naruszają ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwym organom państwowym zgodnie
z ich kompetencjami, zwłaszcza w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

7. Procedura ustalona została po konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi.

§2

Użyte w Procedurze definicje i skróty oznaczają:

1. KPP– Komendę Powiatową Policji Policji w Dębicy wraz z podległymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi;

2. ustawa – ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.
   z 2024 r. poz. 928);

3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
   z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
   z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzanie o ochronie danych, Dz. Urz. UE. L Nr 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.);

4. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa – funkcjonariusza KPP w Dębicy upoważnionego przez Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, nadzorowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

5. Zespół ds. naruszeń prawa – osoby z KPP w Dębicy wyznaczone przez Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy oraz legitymujące
   się pisemnym upoważnieniem Komendanta Powiatowego Policji Policji w Dębicy, uczestniczące w podjętych działaniach następczych;

6. działanie następcze – działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,
   w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli
   lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
   i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

7. działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie
   w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem
   lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

8. informacja o naruszeniu prawa – informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło
   lub prawdopodobnie dojdzie w KPP w Dębicy, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą
   lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

9. sygnalista – osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację
   o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą wymienioną
   w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy, tj. osobę która pracuje lub pracowała (pełni lub pełniła służbę) w KPP w Dębicy, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację
   o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą oraz osobę, która zgłasza powyższe informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KPP w Dębicy lub na rzecz KPP w Dębicy, lub pełnienia służby w KPP w Dębicy lub już po ich ustaniu;

10. informacja zwrotna – przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

11. Komendant Powiatowy Policji w Dębicy - pracodawcę/przełożonego właściwego w sprawach osobowych funkcjonariuszy KPP w Dębicy;

12.  pracownik – członka korpusu służby cywilnej oraz pracownika niebędącego członkiem korpusu służby cywilnej zatrudnionego w KPP w Dębicy, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej na rzecz KPP w Dębicy, praktykanta odbywającego praktyki w KPP w Dębicy, stażystę odbywającego staż w KPP w Dębicy;

13. funkcjonariusz – policjanta pełniącego służbę w KPP w Dębicy;

14. zgłoszenie – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;

15. zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie w KPP informacji
    o naruszeniu prawa w KPP w Dębicy w trybie i sposób określony w niniejszej Procedurze;

16. zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

17. zgłoszenie anonimowe – zgłoszenie cechujące się brakiem danych identyfikujących jego wytwórcę;

18. naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji;

2. zamówień publicznych;

3. usług, produktów i rynków finansowych;

4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6. bezpieczeństwa transportu;

7. ochrony środowiska;

8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11. zdrowia publicznego;

12. ochrony konsumentów;

13. ochrony prywatności i danych osobowych;

14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące
    w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
    z dziedzinami wskazanymi w pkt a-p.

19. kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KPP w Dębicy lub na ich rzecz, lub pełnienia służby KPP w Dębicy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

20. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa, lub osobę, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

21. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

22. osoba powiązana z sygnalistą – osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty
    w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny
    (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

23. ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

24. podmiot prawny – podmiot prywatny lub podmiot publiczny;

25. podmiot prywatny – osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeśli nie są podmiotami publicznymi;

26. podmiot publiczny – podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r.
    o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1524);

27. organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust.1 ustawy.

§ 3

1. Niniejsza Procedura znajduje zastosowanie wobec:

1. pracowników i funkcjonariuszy KPP w Dębicy;

2. byłych pracowników i funkcjonariuszy KPP w Dębicy;

3. kandydatów do pracy/służby biorących udział w procesie rekrutacji;

4. osób przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług;

5. osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.

2. Przepisy niniejszej Procedury stosuje się odpowiednio również względem osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 4

1. Procedury nie stosuje się do informacji objętych:

1. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które
   nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

3. tajemnicą narady sędziowskiej;

4. postępowaniem karnym, w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

2. Wyłączeniu podlegają także naruszenia prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, a także umów offsetowych oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa wskazane w art. 5 ust. 2 ustawy.

3. Procedury nie stosuje się do naruszeń dotyczących obowiązujących
   w KPP w Dębicy regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.

Rozdział II.

Podmiot odpowiedzialny za procedowanie zgłoszeń

 § 5

1. Komendant Powiatowy Policji w Dębicy do realizacji zadań Pełnomocnika ds. naruszeń prawa wyznacza Naczelnika Wydziału Dochodzeniowo – Śledczego KPP w Dębicy.

2.  Komendant Powiatowy Policji w Dębicy do realizacji zadań Pełnomocnika ds. naruszeń prawa w przypadku nieobecności osoby o której mowa w ust. 1 wyznacza Zastępcę Naczelnika Wydziału Dochodzeniowo – Śledczego KPP w Dębicy.

3. W przypadku nieobecności osób wskazanych w ust. 1 i 2, bądź gdy zgłoszenie dotyczy tych osób, Komendant Powiatowy Policji w Dębicy do realizacji zadań Pełnomocnika ds. naruszeń prawa wyznacza Naczelnika Wydziału Prewencji KPP w Dębicy, a w przypadku jego nieobecności – Zastępcę Naczelnika Wydziału Prewencji KPP w Dębicy.

4. Osoby, o których mowa w ust. 1-3 oraz § 9 ust. 4 działają na podstawie pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy i są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności. Wzór upoważnienia w tym zakresie stanowi załącznik nr 1 do Procedury.

§ 6

1. Komendant Powiatowy Policji w Dębicy na wniosek Pełnomocnika
   ds. naruszeń prawa lub osoby, o której mowa w § 5 ust. 2-3 Procedury, w procesie podejmowania działań następczych, powołuje Zespół ds. naruszeń prawa składający się co najmniej z dwóch osób, udzielając jego członkom pisemnych upoważnień stanowiących załącznik nr 1 do Procedury.

2. Do Zespołu ds. naruszeń prawa powołuje się pracowników i funkcjonariuszy KPP Dębicy bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym. Skład Zespołu powinien zapewniać kompetencje niezbędne dla oceny zgłoszenia oraz jego bezstronność.

3. Do Zespołu ds. naruszeń prawa nie wyznacza się osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie
   lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia.

4. W związku z realizowanymi zadaniami w ww. zakresie, członkowie Zespołu
   ds. naruszeń prawa są zobowiązani do traktowania wszystkich zgłoszeń z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu koniecznością kierowania się zasadą bezstronności i obiektywizmu.

Rozdział III.

Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ich przyjmowania

§ 7

1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane ustnie w trakcie bezpośredniego spotkania lub pisemnie w postaci papierowej.

2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

1. dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe (adres do korespondencji listownej oraz numer telefonu);

2. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego;

3. dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa, w tym: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4. opis naruszenia prawa oraz datę, miejsce i okoliczności zdarzenia;

5. podpis zgłaszającego.

3. Sygnalista może dołączyć do zgłoszenia wewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa, wykaz świadków opisywanego naruszenia prawa.

4. Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego pisemnego stanowi załącznik nr 2 do Procedury.

§ 8

1. Zgłoszenia pisemnego dokonuje się poprzez:

1. wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta, Komenda Powiatowa Policji w Dębicy, ul. Chłodnicza 20, 39-200 Dębica w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych Pełnomocnika ds. naruszeń prawa. Nie otwierać w sekretariacie”;

2. osobiste doręczenie do Sekretariatu KPP w Dębicy, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w ust.1 pkt 1;

2. Zgłoszenia dotyczącego Pełnomocnika ds. naruszeń prawa dokonuje się poprzez:

1. wysłanie go bezpośrednio na adres: Sekretariat Komendanta, Komenda Powiatowa Policji w Dębicy, ul. Chłodnicza 20, 39-200 Dębica, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zgłoszenie wewnętrzne – do rąk Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy. Nie otwierać w sekretariacie”.

2. osobiste doręczenie do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji
   w Dębicy, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 2 pkt 1;

3. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 pkt 1 posiada wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Dębicy, Pełnomocnik ds. naruszeń prawa lub osoba, o której mowa
   w § 5 ust. 2-3 Procedury.

§ 9

1. Na wniosek sygnalisty zgłoszenia ustnego dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KPP w Dębicy, zorganizowanego w terminie 14 dni od jego wpływu. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu.

2. Wniosek składany jest pisemnie na zasadach określonych w § 8 ust 1 i 2, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Procedury.

3. Podczas spotkania zgłoszenie dokumentowane jest za zgodą sygnalisty w formie protokołu przyjęcia ustnego zgłoszenia wewnętrznego, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Procedury. Sygnalista dokonuje sprawdzenia, nanosi ewentualne poprawki, po czym zatwierdza protokół poprzez jego podpisanie.

4. Osoby o których mowa w § 5 ust. 1-3 mogą upoważnić podległych im funkcjonariuszy do przyjmowania ustnych zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział IV

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 10

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji, o których mowa w § 8 oraz § 9 podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych składa się z dwóch części:

1. części A, prowadzonej przez Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, a w przypadku jego nieobecności przez osobę, o której mowa w § 5 ust. 2 Procedury.

2. z części B stosowanej wyłącznie w przypadku wystąpienia okoliczności,
   o których mowa w § 5 ust. 3 Procedury.

3. 1. 1.  

          

          

4. Za prowadzenie i przechowywanie części A Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Pełnomocnik ds. naruszeń prawa, a w przypadku jego nieobecności osoba, o której mowa w § 5 ust. 2 Procedury.

5. Za prowadzenie i przechowywanie części B Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada osoba o której mowa w § 5 ust. 3 Procedury.

6. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się w szczególności dane dotyczące:

1. numeru zgłoszenia;

2. danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy niezbędnych do identyfikacji tych osób;

3. danych kontaktowych sygnalisty;

4. przedmiotu naruszenia prawa;

5. daty dokonania zgłoszenia;

6. informacji o podjętych działaniach następczych;

7. daty zakończenia sprawy.

6. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Procedury.

7. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział V

Wstępna weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego

§ 11

Wstępnej weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego dokonuje Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.

§ 12

1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego polega na ustaleniu, w szczególności czy:

1. zawiera informację o naruszeniu prawa w zakresie wskazanym w § 2 pkt 20 Procedury;

2. zgłoszenia dokonała osoba wymieniona w § 2 pkt 11 Procedury;

3. nie zachodzą okoliczności wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia, o których mowa w § 4 Procedury.

    

§ 13

1. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego wpływu do KPP w Dębicy.

2. Potwierdzenia dokonuje się pisemnie według wzoru określonego w załączniku
   nr 6 do Procedury, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 14

1. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek,
   o których mowa w § 12, odstępuje się od prowadzenia działań następczych.

2. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może również odstąpić od podjęcia działań następczych w przypadku, gdy:

   1. zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;

   2. niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2 informuje się sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji jego zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację.

4. Odstępując od prowadzenia działań następczych Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych w szczególności: zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi, wniosku, petycji lub jako przedmiot powództwa cywilnego, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.

§ 15

W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,
o których mowa w § 12 podejmuje się działania następcze.

§ 16

Czynności, o których mowa w § 14 i § 15 realizuje się w formie pisemnej.

Rozdział VI

Działania następcze

§ 17

1. Działania następcze realizowane są przez Zespół ds. naruszeń prawa.

2. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może być członkiem Zespołu ds. naruszeń prawa.

3. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może uczestniczyć w pracach Zespołu
   ds. naruszeń prawa na każdym ich etapie.

4. Do zadań Pełnomocnika ds. naruszeń prawa należy nadzór nad pracami Zespołu ds. naruszeń prawa.

§ 18

1. W ramach działań następczych Zespół ds. naruszeń prawa ma możliwość m.in.:

1. zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;

2. odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;

3. pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

4. podejmowania innych czynności w celu zweryfikowania informacji zawartych w zgłoszeniu;

5. występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
   z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

2. Czynności wykonywane w ramach prac Zespołu dokumentowane są w formie notatek urzędowych.

§ 19

1. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu.

2. Osoby uczestniczące w działaniach następczych, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji,
   o których dowiedzieli się w czasie prowadzonych czynności weryfikacyjnych. Obowiązek zachowania poufności trwa po zakończeniu czynności, a także po zakończeniu pracy lub służby w KPP w Dębicy.

§ 20

1. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminach i na zasadach określonych w art. 25 ust.1 pkt 7 ustawy.

2. Przekazanie informacji zwrotnej nie jest jednoznaczne z ostatecznym zakończeniem prowadzenia działań następczych.

§ 21

1. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem.

2. Sprawozdanie sporządza wyznaczony członek Zespołu.

3. Sprawozdanie zawiera w szczególności:

1. informacje wstępne w zakresie podstaw prawnych prowadzonych czynności następczych,

2. informacje o składzie Zespołu ds. naruszeń prawa,

3. przebieg i charakterystykę przeprowadzonych działań następczych,

4. wykaz materiału dowodowego, zgromadzonego w toku działań następczych,

5. informacje o ustalonym stanie faktycznym, w tym potwierdzeniu lub wykluczeniu naruszeń objętych zgłoszeniem,

6. wnioski końcowe, w tym rekomendacje w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualne konsekwencje, jakie powinny zostać wyciągnięte przez Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy w stosunku do sprawcy/sprawców naruszenia albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia,

7. informacje o ewentualnie stwierdzonych naruszeniach przepisów karnych ujętych w Rozdziale 6 ustawy.

4. Pełnomocnik ds. naruszeń przedkłada sprawozdanie Komendantowi Powiatowemu Policji w Dębicy do zatwierdzenia.

§ 22

1. Zespół ds. naruszeń prawa kończy pracę z dniem zatwierdzenia sprawozdania.

2. Po zatwierdzeniu sprawozdania, całość zgromadzonej dokumentacji Zespół
   ds. naruszeń prawa przekazuje Pełnomocnikowi ds. naruszeń prawa.

3. Przekazywana dokumentacja powinna być ułożona w sposób chronologiczny, ponumerowana i zawierać spis zawartości.

4. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa przechowuje dokumentację zgodnie z przepisami ustawy.

Rozdział VII

Zakaz działań odwetowych

§ 23

Do kwestii związanej z zakazem działań odwetowych i środków ochrony, odnoszących się do zgłoszeń związanych z Procedurą, zastosowanie mają przepisy Rozdziału 2 ustawy.

Rozdział VIII

Przetwarzanie danych osobowych, poufność informacji

§ 24

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem zadań i obowiązków wynikających z Procedury Zgłoszeń wewnętrznych, ustanowionej w KPP w Dębicy jest Komendant Powiatowy Policji w Dębicy z siedzibą przy ul. Chłodniczej 20 , 39-200 Dębica.

2. Monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych w KPP w Dębicy zapewnia Inspektor Ochrony Danych. Można się z nim skontaktować
   za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iod.debica@rz.policja.gov.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.

3. Administrator w związku z realizacją zadań związanych z obsługą zgłoszeń
   o naruszeniach prawa będzie przetwarzał dane osobowe w następujących celach: realizacji obowiązku prawnego związanego z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, podjęciem działań następczych oraz prowadzeniem dokumentacji, w tym rejestru zgłoszeń wewnętrznych w oparciu
   o obowiązek prawny wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
   o ochronie sygnalistów oraz zgodnie z art. 6 ust.1 lit. c) RODO.

4. Administrator zapewnia poufność danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie organy publiczne lub podmioty uprawione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także inne podmioty wyłącznie w oparciu o uprzednio wyrażoną zgodę sygnalisty.

5. Administrator danych nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego, bądź organizacji międzynarodowych.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie wewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. Osobom fizycznym, których dane osobowe są przetwarzane w związku z realizacją Procedury przysługuje prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje również prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora
   z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne podstawy prawne przetwarzania.

8. W przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy RODO, osobom fizycznym przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Podanie danych osobowych jest niezbędne do dokonania zgłoszenia informacji
   o naruszeniach prawa.

10. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu (w tym profilowaniu).

§ 25

1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach ustanowionej Procedury, odbywa się zgodnie z przepisami RODO oraz obowiązującej w KPP w Dębicy, Polityki Ochrony Danych Osobowych, wprowadzonej Decyzją nr 69/2024 Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy z dnia 27 marca 2014 r.

2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania informacji i danych osobowych: sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby zapewniające ich bezpieczeństwo i poufność oraz posiadające pisemne, imienne upoważnienie zatwierdzone przez Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy. Upoważnienie wydawane jest przed rozpoczęciem przetwarzania informacji i danych.

3. Z wnioskiem o udzielenie upoważnienia o którym mowa w ust. 2 występuje każdorazowo Pełnomocnik ds. naruszeń prawa lub osoba przejmująca jego zadania, za zgodą Komendanta Powiatowego Policji w Dębicy.

4. Upoważnienia podlegają rejestracji w ewidencji osób upoważnionych, prowadzonej zgodnie z załącznikiem nr 7 do Procedury.

5. Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych prowadzony jest zgodnie
   z wymaganiami określonymi w art. 30 ust. 1-4 RODO.

6. Dokumentacja wskazana w ust. 2, 4 i 5 jest tworzona, przechowywana i na bieżąco aktualizowana przez Pełnomocnika ds. naruszeń prawa.

7. Osoby upoważnione zobowiązane są do uniemożliwienia osobom nieuprawnionym uzyskania dostępu do informacji i danych objętych zgłoszeniem oraz zachowania poufności tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu, które uzyskały w ramach przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę.

8. Na każdym etapie realizacji zgłoszenia, osoby upoważnione, posługują się jedynie numerem sprawy/zgłoszenia, co przyczyni się do zwiększenia poziomu poufności.

9. Administrator po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje
   w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

10. Administrator zapewnia przejrzyste wykonywanie obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO.

11. Klauzulę informacyjną dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty
    w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 8 do Procedury.

12. Klauzulę informacyjną dotycząca przetwarzania danych osobowych osób, które dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 9 do Procedury.

Rozdział IX

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 26

1. Informacja o naruszeniu prawa może być zgłoszona w każdym przypadku również
do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej,
z pominięciem niniejszej Procedury – bez dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami
w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

Przepisy odnoszące się do „zgłoszeń zewnętrznych” wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r. – zgodnie
z art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.